Kluge Dateiverwaltung?

Sie kennen das sicher. Sie kommen morgens in die Firma, holen sich Ihren wohlverdienten Kaffee und wollen die Arbeit beginnen. Zu diesem Zweck wollen Sie noch eine Datei aus dem Netzwerk, dem Fileserver abrufen.

Langsamer Zugriff…

Die richtige Reihenfolge wäre vielleicht gewesen, zuerst die Datei aufzurufen und sich dann in aller seelen Ruhe seinen Kaffee zu holen. Die Wartezeit zum Öffnen mancher Dateien kann schon enorm ausgeprägt sein, wenn man auf Netzwerkressourcen zugreift.

Ist das alles aktuell…?

Ist Ihre gewünschte Datei dann erst ein mal geöffnet, stellen Sie fest, dass es Ihrer Einnerung nach schon eine neuere Revision geben müsste. Gestern haben Sie noch Ihren Mitarbeiter Herrn Müller damit beauftragt, ein paar Zeilen in der Datei zu ändern. Jetzt sind Sie unsicher. Ist das der aktuelle Stand?

Am falschen Ort…?

Herr Müller ist leider noch neu in der Firma und hat die Datei versehentlich gar nicht im Netzwerk gespeichert, sondern das falsche Laufwerk, nämlich sein lokales gewählt. Natürlich ist das sehr ärgerlich. Sie schreiben Herrn Müller nun eine E-Mail und gehen der Sicherheit halber auch noch persönlich zu ihm, um ihn darum zu bitten, Ihnen die Datei dann doch per Netzlaufwerk zur Verfügung zu stellen. Da das entsprechend dauert, können Sie diese Gelegenheit gleich dazu nutzen, noch einen Kaffee mit Herrn Müller zu trinken. In der Zwischenzeit hat Herr Müller Ihnen eine aktuelle Fassung bereits per E-Mail gesendet.

Noch weitere Beteiligte…?

Ein bisschen Zeit wurde natürlich nun schon relativ unproduktiv vergeudet. Das ist schade. Erinnern Sie sich noch an den gestrigen Tag? Sie haben Herrn Ungeschick noch damit beauftragt – wohl wissend, dass es dann nicht zu Überschneidungen kommt -, an diesem Morgen noch kurz seine Änderungen vorzunehmen. Kollege Ungeschick ist heute etwas später zur Arbeit angetreten und das Hochladen der Datei ging schneller als erwartet.

Berechtigungen? Struktur…?

Zurück an Ihrem Platz suchen Sie die Datei. Im Ordner „Vorstufe“ ist sie nicht. Vielleicht hat Herr Müller die Datei ja in einen anderen Ordner geschoben. Ah, unter „Nachbereitung“ finden Sie die Datei nun endlich. Auch sehen Sie anhand des Änderungsdatum, dass es sich im Vergleich zu vorher um eine aktualisierte Datei handelt. Das ist soweit auch schön und gut…aber. Waren Sie nicht vor 5 Minuten noch mit Herrn Müller Kaffee trinken? Der Zeitstempel sagt, dass die Datei erst vor 5 Minuten geändert wurde. Das ist natürlich etwas komisch. Bei genauerem Hinsehen, können Sie auch nachverfolgen, dass Ihr Kollege Herr Mangel als letztes die Datei bearbeitet hat. Das war doch so nicht gewollt? Herr Mangel hat in der kurzen Zwischenzeit bereits die Datei bearbeitet.

Rechte…?

Eigentlich sollte dies nicht so sein, da Herr Mangel nur auf „Nachbereitung“ Zugriff hat und nicht auf „Vorstufe“. Leider ist durch das unglückliche Verschieben durch Herrn Ungeschick nun ein sehr unangenehmer Fall eingetreten und die Datei ist für Sie vorerst nicht nutzbar, da Sie nur einen alten Bestand besitzen und die aktuelle Fassung durch andere Daten unbrauchbar für Sie ist. Und der letzte Schritt? Herr Ungeschick muss leider nochmal ergänzen und Sie müssen sich noch etwas gedulden und nun genau drauf achten, dass der richtige Ordner gewählt wird. Ärgerlich!

Trifft auf Sie auch nur ein Teil dieser Geschichte zu?

  • Aktuelle Dateien stehen nicht allen Bearbeitern zur Verfügung
  • Sie können den aktuellsten Stand nicht nachvollziehen, da wichtige Dateien nur in Mails enthalten sind
  • Es gibt ein Wirrwarr an Berechtigungen
  • Kein mobiler Zugriff auf Informationen
  • Zugriff nicht mit allen Devices (Smartphone/Tablet etc.)

Haben Sie zumindest ähnliche Erfahrungen gemacht?

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